如何撰寫外貿(mào)跟進(jìn)郵件？

作為外貿(mào)業(yè)務(wù)員，多封開發(fā)信已發(fā)出收到的回復(fù)卻寥寥無幾，如何才能讓外貿(mào)客戶回復(fù)你的開發(fā)信。 為了吸引外貿(mào)客戶的注意力，業(yè)務(wù)員需要定期提醒外貿(mào)客戶。 這需要外貿(mào)業(yè)務(wù)員對跟進(jìn)郵件英文非常熟練。通過英文郵件進(jìn)行交流在私人和商業(yè)領(lǐng)域都具有許多優(yōu)勢。

外貿(mào)郵件營銷背景下的跟進(jìn)意味著在第一次聯(lián)系后向潛在客戶發(fā)送一條或多個郵件。 這些通常是基于固定時間間隔和與外貿(mào)業(yè)務(wù)員的客戶相關(guān)或由外貿(mào)業(yè)務(wù)員的客戶完成的預(yù)定義操作、事件或行為觸發(fā)的自動郵件。

在 B2B 或 B2C 郵件通訊中，跟進(jìn)也是跟隨先前未答復(fù)消息的操作。 如果外貿(mào)業(yè)務(wù)員的潛在客戶沒有回復(fù)，可以在外貿(mào)業(yè)務(wù)員的郵件客戶端或其他郵件軟件中設(shè)置相應(yīng)的提醒。

如何撰寫跟進(jìn)郵件

1、注意發(fā)送業(yè)務(wù)跟進(jìn)郵件的時間點

在周末之前發(fā)送郵件并在周一跟進(jìn)，期待一些結(jié)果，這個反饋時間太短。 即使收件人感興趣，外貿(mào)客戶也無法那么快地處理郵件。 把自己放在潛在客戶的角度，想象一兩天后是否可以進(jìn)行跟進(jìn)。

嘗試將郵件發(fā)送頻率設(shè)置為至少 4-5 天。 給讀者時間來處理第一封郵件，并在向外貿(mào)客戶發(fā)送另一封郵件之前確定是否值得采取行動。 這需要時間和耐心，但請確保沒有企業(yè)每天或兩天跟進(jìn)會讓外貿(mào)業(yè)務(wù)員獲得所需的反應(yīng)。

2、選擇合適的時間發(fā)送開發(fā)信跟進(jìn)郵件

外貿(mào)業(yè)務(wù)員發(fā)送跟進(jìn)郵件的時間很重要。 由于時機(jī)不好，外貿(mào)業(yè)務(wù)員的客戶可能只是錯過了外貿(mào)業(yè)務(wù)員的郵件并使其未讀。 考慮外貿(mào)客戶的時區(qū)，避免在周末給外貿(mào)客戶發(fā)郵件——現(xiàn)在越來越少的人把空閑時間花在郵件上。

發(fā)送郵件的最佳日子是星期二，顯示最高的點擊率和打開率。 至于具體的時間，我們建議外貿(mào)業(yè)務(wù)員在上午 10 點到 11 點左右的收件人時間發(fā)送消息，這是人們最有效率的時間。 此外，外貿(mào)業(yè)務(wù)員可以進(jìn)行 A/B 測試，以找出適合外貿(mào)業(yè)務(wù)員的時間。

3、關(guān)于上次談話的簡短提醒開始跟進(jìn)郵件

不要直接從營銷開始。 外貿(mào)業(yè)務(wù)員的聯(lián)系人每天肯定會收到成堆類似的后續(xù)郵件，因此外貿(mào)客戶可能無法立即從人群中認(rèn)出外貿(mào)業(yè)務(wù)員，并且可能無法閱讀外貿(mào)業(yè)務(wù)員的郵件。

提醒外貿(mào)客戶第一行中的最后一個連接，就在外貿(mào)業(yè)務(wù)員問候之后。 但不要把它作為總結(jié)。 人類的平均注意力持續(xù)時間為 8 秒，因此請利用這段時間的大部分時間讓讀者回憶外貿(mào)業(yè)務(wù)員的上一封郵件。 要獲得提醒，外貿(mào)客戶將打開郵箱并閱讀外貿(mào)業(yè)務(wù)員的最后一封郵件。

只需寫一兩句話來提醒客戶外貿(mào)業(yè)務(wù)員上次進(jìn)行的對話，然后提出一些論據(jù)來說明為什么新郵件對外貿(mào)客戶很重要。

4、不要繞圈子

不管你給客戶發(fā)郵件的原因是什么，盡量避免在你的后續(xù)跟進(jìn)郵件中使用“Just checking back”這樣的英文短語。 一方面，它們表明外貿(mào)業(yè)務(wù)員沒有在銷售或推動讀者做任何事情。 但缺點是外貿(mào)業(yè)務(wù)員降低了郵件的價值和聯(lián)系的原因。

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